Simak Pengertian dan Komponen Laporan Pertanggungjawaban


Dalam sebuah kegiatan operasional yang diselenggarakan organisasi atau perusahaan pasti tidak lepas hubungannya dengan laporan pertanggungjawaban. Bagi Anda yang sewaktu di bangku kuliah pernah aktif dalam organisasi, pasti sudah tidak asing dengan jenis laporan ini. 

Laporan pertanggungjawaban atau yang biasa dikenal dengan LPJ adalah laporan dalam bentuk dokumen tertulis untuk melaporkan pelaksanaan sebuah kegiatan. Penyusunan laporan ini dilakukan oleh suatu unit organisasi atau kelompok kepada organisasi lainnya yang memiliki tingkatan lebih tinggi atau minimal sederajat. 

Fungsi dari LPJ adalah sebagai bahan evaluasi terhadap seluruh proses pelaksanaan kegiatan yang telah berjalan. Nantinya, hasil evaluasi ini akan digunakan sebagai bahan pertimbangan untuk melakukan perbaikan atau peningkatan kualitas kegiatan di masa mendatang. 

Di dalam LPJ memuat laporan mengenai pelaksanaan kegiatan dan penggunaan dana. Laporan pelaksanaan kegiatan memuat laporan yang berisi latar belakang, tujuan, dan manfaat hingga waktu pelaksanaan secara rinci.

Sementara itu, laporan penggunaan dana berisi rincian alokasi dana yang digunakan selama kegiatan berlangsung. Fungsi laporan keuangan ini adalah untuk mempermudah pembukuan bagian keuangan perusahaan atau organisasi.

Laporan pertanggungjawaban dibuat ketika suatu unit telah menyelesaikan satu proyek atau pekerjaan dalam satu periode atau waktu tertentu. Bisa saja Anda membuat laporan pertanggungjawaban tiga kali dalam sebulan. Atau hanya menyusun laporan sekali setahun tergantung proyek yang dilaksanakan atau perintah dari penanggung jawab unit atau proyek.

Tujuan Penyusunan Laporan Pertanggungjawaban

Pembuatan LPJ setelah selesainya sebuah kegiatan bukanlah tanpa tujuan. Laporan ini bertujuan untuk memaparkan secara rinci keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan. Mulai dari persiapan sebelum kegiatan dimulai, saat berlangsung, hingga setelah kegiatan selesai. 

Selain itu, LPJ juga mampu menggambarkan masalah yang dihadapi oleh seluruh panitia pelaksana selama kegiatan. Pada akhirnya hal ini dapat dijadikan bahan pembelajaran untuk kegiatan di masa mendatang. 

Tidak hanya sebagai bahan evaluasi, LPJ juga bertujuan untuk mengukur kemampuan tim pelaksana kegiatan dalam mempertanggungjawabkan hasil kerja masing-masing pihak. Karena bagaimanapun, kegiatan yang berkaitan dengan keuangan, termasuk pemasukan dan pengeluaran selama kegiatan juga perlu dipertanggungjawabkan. 

Mengingat pentingnya membuat LPJ dalam setiap kegiatan organisasi, maka LPJ memang harus dibuat sebaik mungkin. Semakin rinci semakin baik, sehingga bisa meyakinkan semua orang yang berkepentingan terhadap laporan tersebut.

 

Prinsip-Prinsip Pembuatan Laporan Pertanggungjawaban

Agar LPJ yang dibuat dapat meyakinkan semua pihak yang berkepentingan, maka setidaknya laporan yang dibuat mengacu pada prinsip-prinsip berikut ini:

Sistematis dan Terpadu

Penyusunan LPJ wajib bersifat sistematis dan terpadu. Sistematis artinya sesuai dengan urutan atau susunan dan tidak boleh ada bagian yang terlewat. Selain itu, LPJ juga harus terpadu, yakni berkaitan antara bagian satu dengan bagian yang lain.

Rinci

Tidak hanya sistematis dan terpadu, penyusunan LPJ juga harus memuat informasi rinci mengenai pelaksanaan kegiatan dan penggunaan dana. Semua data harus dituliskan secara lengkap dan jelas. Tidak boleh ada satu data pun yang terlewat atau tidak dilampirkan dalam laporan ini. 

Transparan

Selanjutnya, LPJ harus dibuat secara transparan. Artinya, laporan ini harus dibuat dengan apa adanya tanpa ada yang dilebih-lebihkan atau dikurangkan. Khususnya pada bagian penggunaan dana, semua pengeluaran harus dituliskan secara apa adanya. Sebagai bukti yang valid, boleh dilampirkan kwitansi atau struk pembelanjaan di bagian akhir LPJ. 

Komprehensif

Laporan pertanggungjawaban juga disusun secara komprehensif, yakni memuat keseluruhan informasi yang perlu diketahui dari sebuah acara atau kegiatan. Selain itu, LPJ harus mampu menjawab pertanyaan 5W dan 1H, yakni What, Who , Why, When, Where, dan How.

 

Format dan Sistematika Penyusunan LPJ

Untuk membuat LPJ yang baik dan benar dibutuhkan sebuah format dan sistematika agar mudah dibaca dan dipahami. Format dari Laporan sendiri sangat beragam, contoh ini adalah salah satu dari sekian banyak contoh format dan sistematika penyusunan LPJ

Berikut format penulisan yang umum digunakan untuk menyusun LPJ:

  • Menggunakan kertas berukuran F4;
  • Ukuran margin atas 3, kiri 4, kanan 3, dan bawah 3;
  • Penulisan LPJ menggunakan tipe huruf Times New Roman;
  • Ukuran huruf yang digunakan adalah 12;
  • Spasi 1;
  • Paragraf 1.5;
  • Alignment justify:

 

Bab I: Pendahuluan

Selanjutnya adalah sistematika penyusunan LPJ. Berikut ini adalah bagian-bagiannya:

Bab ini memuat alasan yang melatarbelakangi diselenggarakannya sebuah acara. Ada tiga sub-bab dalam bab pendahuluan yaitu, latar belakang, nama kegiatan, maksud dan tujuan kegiatan.

 

Bab II: Rencana Pelaksanaan Kegiatan

Bab ini berisi penjelasan tentang rencana pelaksanaan kegiatan. Rencana tersebut berisi keterangan waktu, target peserta, fasilitas, dan sebagainya. Bab ini dibagi ke dalam tiga sub-bab yaitu, rencana mekanisme kegiatan, rencana anggaran biaya, dan susunan panitia.

 

Bab III: Pelaksanaan Kegiatan

Pada bab ini menjelaskan tentang pelaksanaan kegiatan seperti yang telah direncanakan pada bab II. Di sini kita bisa melihat apakah rencana yang sudah disusun sesuai dengan pelaksanaan kegiatannya di lapangan.

 

Bab IV: Evaluasi dan Hasil Pelaksanaan

Bab ini berisi hasil pelaksanaan kegiatan, seperti apa saja yang membuat kegiatan berjalan sesuai rencana dan apa saja yang menjadi faktor penghambat. Di sini juga dijelaskan bagaimana secara umum kesimpulan dari hasil pelaksanaan dan apa saja yang harus dievaluasi ke depannya. Di bab ini terdapat 2 sub-bab yaitu hasil pelaksanaan seperti yang terjadi di lapangan dan evaluasi serta kesimpulan dari kegiatan tersebut.

 

Bab V: Penutup

Bab penutup biasanya berisi ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah mendukung kegiatan tersebut serta permohonan maaf atas segala kesalahan dan kekurangan dalam pengadaan kegiatan.

 

Lampiran

Terakhir, perlu melampirkan segala dokumen penting bagi penerima laporan pertanggungjawaban (LPJ). Lampiran biasanya berupa:

  • Media Publikasi (Pamphlet atau Leaflet, dan Brosur)

Dokumen selanjutnya untuk dimasukkan ke dalam lampiran LPJ adalah media publikasi apa yang digunakan sepanjang kegiatan ini berjalan. Misalnya, memasukkan contoh pamphlet ataupun leaflet dan brosur yang digunakan sebagai media publikasi dan promosi kegiatan.

Selain media publikasi, ternyata dokumentasi juga menjadi hal penting yang perlu diperhatikan, lho! Dengan memasukkan foto-foto kegiatan, akan semakin memperkuat dan membuktikan bahwa sebuah acara telah sukses terselenggara.

Kemudian, kita juga harus memasukkan makalah atau semacamnya. Makalah yang dimaksudkan di sini adalah sumber-sumber terpercaya yang digunakan untuk memperkuat landasan latar belakang atau bagian pendahuluannya.

Surat-surat juga tak kalah penting untuk dilampirkan pada LPJ. Misalnya surat peminjaman barang, hingga surat izin penggunaan tempat, bisa kamu masukkan di dalam lampiran ini, lho!

  • Rincian Realisasi Penggunaan Dana

Hal penting lain yang tidak boleh terlewat adalah rincian realisasi penggunaan dana. Realisasi penggunaan dana, harus dibuat semirip mungkin dengan apa yang telah diajukan dalam proposal kegiatan. Semakin mirip dan sesuai dengan proposal kegiatan, berarti semakin efisien penggunaan dana untuk kegiatan tersebut.

  • Bukti-Bukti Pembelanjaan dan Pengeluaran Sesuai Dengan Ketentuan yang Berlaku

Terakhir, kamu harus melampirkan bukti-bukti pembelanjaan dan pengeluaran sesuai dengan anggaran dana yang disetujui. Aturan penyusunannya pun beraneka ragam, disesuaikan dengan kebijakan masing-masing organisasi/perusahaan.

Salah satu komponen penting dalam penyusunan laporan pertanggungjawaban adalah adanya laporan keuangan yang sistematis. Membuat laporan keuangan kini lebih mudah dan akurat dengan bantuan software akuntansi online seperti Jurnal by Mekari.

Jurnal merupakan software akuntansi online yang memberikan solusi panduan laporan keuangan, pembukuan dan pengelolaan bisnis. Jurnal juga mampu membantu Anda menyederhanakan proses pembuatan laporan keuangan. Dengan sistem cloud computing, Jurnal membantu Anda memonitor kondisi keuangan di manapun secara real time

Jurnal by Mekari adalah software akuntansi yang menjadi pilihan tepat bagi Anda yang membutuhkan bantuan pengelolaan keuangan. Dilengkapi dengan berbagai fitur pendukung bisnis yang mampu mendorong perkembangan usaha Anda.




Source link

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Close

Seminority Studio

Video and Photography Agency

Seminority Studio

Video and Photography Agency